Полный пакет документов, который необходим для оформления служебной командировки, состоит из: обоснования командировки, служебного задания, приказа, командировочного удостоверения и авансового отчета. Все перечисленные документы входят в перечень унифицированных отчетных форм, за исключением обоснования командировки. Поэтому небольшие фирмы отказываются от использования этого документа. Однако его наличие поможет подтвердить производственную необходимость командировки.

Служебное задание для направления сотрудника в командировку (форма № Т-10а) предназначено для того, чтобы отразить конечную цель командировки. Приказ и командировочное удостоверение по сути имеют одно и то же назначение — подтверждают производственный характер командировки, а также определяют ее продолжительность.

Вернувшись из командировки, сотруднику необходимо составить авансовый отчет по форме № АО-1. К нему необходимо приложить все документы, подтверждающие командировочные расходы. Составляется отчет в течение трех рабочих дней.

Оформляем приказ на командировку

На основании служебного задания работнику кадровой службы необходимо заполнить приказ о направлении в командировку, который подписывается руководителем фирмы или уполномоченным лицом. Если в командировку отправляется один сотрудник, то приказ составляется по форме № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку». Если направляется несколько сотрудников, то составляется приказ по форме № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку».

В приказе необходимо указать:

• фамилию, имя, отчество сотрудника и его должность;
• место командировки;
• сроки командировки;
• предельные размеры сумм расходов на гостиницу;
• причины возможного прекращения и продления командировки;
• возможные места посещения (с адресами и телефонами).

Здесь же можно прописать условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение

В командировочном удостоверении (форма № Т-10) проставляется время пребывания в служебной командировке. Поэтому при поездках в зарубежные государства командировочное удостоверение можно не составлять, так как необходимые штампы имеются в загранпаспорте.

Если работник в ходе командировки должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью. Выписывается командировочное удостоверение в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

В командировочном удостоверении указываются:

• фамилия, имя, отчество сотрудника и его должность;
• структурное подразделение;
• цель командировки;
• место назначения (страна, город, организация);
• время командировки (не считая времени нахождения в пути).

Пример составления командировочного удостоверения показан ниже.

Что выбрать?

Приказ о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение, как было указано выше, по сути имеют одно и то же назначение. А вот какой документ нужно составить, зависит от некоторых факторов. Во-первых, если командировка по России, то будет оптимальным выдать сотруднику командировочное удостоверение, так как для подтверждения расходов понадобятся отметки о прибытии-убытии. Следует иметь в виду, что финансовое ведомство придерживается такого же мнения — если применяется один документ, то это должно быть командировочное удостоверение.

Кроме того, налоговые органы могут отказать фирме учесть командировочные расходы в целях налогообложения прибыли при отсутствии удостоверения с отметками о выбытии и прибытии (письмо Минфина России от 23 мая 2007 г. № 03-03-06/2/89).

В том случае если работник отправляется в зарубежную командировку, будет достаточным оформить лишь приказ, в котором будет прописана цель и длительность командировки. Для документального подтверждения расходов на командировку необходимо приложить копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы.

Кроме того, следует учесть еще один нюанс. Если сотрудники ездят в командировку на одно и то же предприятие, то поставить печать на командировочном удостоверении, скорее всего, не составит труда. В этом случае лучше оформить командировочное удостоверение. Однако, если сотрудник отправляется в командировку с целью провести презентацию или наладить связи с клиентами, просить проштамповать командировочное удостоверение будет явно ни к чему. В этом случае будет уместным составить приказ.